Phần mềm kế toán Việt Nam

Tìm hiểu quy định về lưu trữ tài liệu kế toán và cách xử lý khi bị mất tài liệu kế toán

Hiện có rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoạt động trong thời gian khá lâu nhưng cơ quan thuế vẫn chưa xuống quyết toán. Như vậy, sổ sách chứng từ kế toán phải lưu trữ như thế nào? Sau bao lâu thì được hủy? Bài viết dưới đây, Phần mềm kế toán TONY sẽ làm rõ vấn đề này.

1.       Quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Căn cứ:

– Điều 30, Điều 31, Nghị định 129/2004/NĐ-CP

Theo đó:

·         Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm gồm:

– Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị kế toán, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC được lưu trữ 5 năm tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu của kế toán của Phòng kế toán.

– Tài liệu kế toán khác dùng cho quản lý, điều hành và chứng từ kế toán khác không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập BCTC.

·         Tài liệu kế toán lưu trữ tối thiểu 10 năm gồm:

– Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập BCTC, trong đó có báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán.

– Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định.

– Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về Báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành.

– Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sác nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản đơn vị kế toán.

– Tài liệu kế toán khác của đơn vị kế toán sử dụng trong một số trường hợp mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

– Tài liệu, hồ sơ kiểm toán BCTC của các tổ chức kiểm toán độc lập.

Hết thời hạn lưu trữ, doanh nghiệp có thể tiêu hủy chứng từ kế toán theo quy định tại Điều 35, Điều 36, Nghị định 129/2004/NĐ-CP.

Tìm hiểu quy định về lưu trữ tài liệu kế toán và cách xử lý khi bị mất tài liệu kế toán

Tìm hiểu quy định về lưu trữ tài liệu kế toán và cách xử lý khi bị mất tài liệu kế toán

Lưu ý: Những quy định trên sẽ hết hiệu lực vào ngày 31/12/2016. Thay thế vào đó là quy định tại Điều 41, Luật kế toán 2015, có hiệu lực 01/01/2017:

“– Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

– Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.

– Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

– Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

– Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

– Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều 41 Luật kế toán năm 2015, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ.”

2.       Trách nhiệm của đơn vị kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại

Căn cứ: Điều 42 Luật kế toán năm 2015, có hiệu lực từ 01/01/2017

Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:

1. Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại; thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

2. Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;

3. Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại;

4. Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.”

Tham khảo thêm:

– Công văn 6156/CT-TTHT, ngày 30/06/2016 của Cục thuế TP.HCM

– Công văn 266/CT-TT&HTNNT, ngày 29/04/2016 của Cục thuế Tỉnh Vĩnh Long

Phân biệt các loại chiết khấu, giảm giá hàng bán và cách hạch toán từng loại

Khi mua bán hàng hóa, thường nhà cung cấp thường có các chính sách hỗ trợ và thu hút khách hàng như chiết khấu thương mại hay chiết khấu thanh toán. Vậy chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán có gì khác nhau? Giảm giá hàng bán có phải là chiết khấu thương … Continue reading

Tìm hiểu những công việc kế toán tiền lương đảm nhận

Kế toán tiền lương là một vị trí quan trọng trong bộ máy kế toán của một doanh nghiệp. Tiền lương mang lại thu nhập cho người lao động và cũng là chi phí lớn của doanh ngghiệp vì thế người kế toán tiền lương có trách nhiệm lớn ngoài việc tính lương hợp lý … Continue reading

Tìm hiểu hồ sơ, chứng từ cần thiết để đưa chi phí vé máy bay vào chi phí hợp lý

Chi phí vé máy bay là chi phí thường gặp tại doanh nghiệp. Xử lý chứng từ để chi phí máy bay hợp lý, hợp lệ là nhiệm vụ của kế toán cần làm. Bài viết dưới đây, Phần mềm kế toán TONY sẽ hướng dẫn các bạn xử lý chứng từ đối với chi … Continue reading

Tìm hiểu những công việc mà kế toán công nợ đảm nhận

Kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng và thiết yếu trong hầu hết các doanh nghiệp. Vậy, họ thực hiện những công việc gì? Bài viết sau đây, Phần mềm kế toán TONY sẽ giới thiệu những công việc mà kế toán công nợ đảm nhận. 1.       Quản lý công nợ khách hàng … Continue reading

Tìm hiểu những thay đổi trong quy định về thuế có lợi cho doanh nghiệp

Nghị định 100/2016/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung 4 Nghị định về thuế nhằm làm rõ thêm các quy định nêu tại các luật về thuế như Luật thuế GTGT, Luật thuế Tiêu thu đặc biệt (TTĐB), Luật Quản lý thuế và Luật sửa đổi, bổ sung các luật về thuế năm 2016, … Continue reading

Tìm hiểu 15 khoản thu nhập miễn thuế TNCN

Thuế TNCN là một trong những loại thuế quan trọng bởi nó liên quan trực tiếp đến quyền lợi và nghĩa của mỗi cá nhân. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu được các khoản thu nhập được miễn thuế thu nhập cá nhân để đảm bảo quyền lợi cho bản thân. Qua bài viết … Continue reading

Tìm hiểu cách xử lý hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn sử dụng

Hàng hóa bị hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng , bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên không được bồi thường có được tính vào chi phí được trừ hay không? Cách xử lý những hàng hóa này như thế nào? Hồ sơ, thủ tục để đưa chi phí … Continue reading

Tìm hiểu chứng từ, thủ tục đưa chi phí hoa hồng bán hàng vào chi phí được trừ

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại, thường xuyên phát sinh chi phí hoa hồng. Các chi phí này chi cho cá nhân bên khách hàng trực tiếp làm việc khi ký hợp đồng. Để đưa chi phí này vào chi phí hợp lý thì cần những … Continue reading

Tìm hiểu 12 khoản thu được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp mới nhất

Từ trước đến nay, các vấn đề về thuế thu nhập doanh nghiệp như chi phí được trừ, chi phí không được trừ, thu nhập nào được miễn giảm thuế… luôn là vấn đề mà mọi doanh nghiệp đều quan tâm. Bài viết hôm nay Phần mềm kế toán TONY xin chia sẻ với các … Continue reading